Il rispetto del disciplinare del GDPR per i documenti cartacei
Quanto può essere utile un distruggidocumenti per l'ufficio? A sottolinearne l'importanza è il GDPR, ovvero il General Data Protection Regulation. Si tratta di uno dei maggiori interventi in materia di tutela della privacy degli ultimi 20 anni. A dettare le regole sulle modalità di trattamento dei dati personali sensibili è stata la Comunità Europea, con un regolamento entrato in vigore lo scorso 25 maggio. Il regolamento non ha stabilito regole univoche, ma ha lasciato ad ogni impresa la facoltà di scegliere quali mezzi adottare al fine di raggiungere un livello di garanzia della privacy ottimale.
Questo significa che ogni azienda dovrà adottare strumenti diversi, a seconda della tipologia dei dati dei quali viene in possesso, anche se alcuni apparecchi (come un distruggidocumenti) sembrano essere dispositivi richiesti in generale ad ogni tipologia di azienda. Ma anche i distruggidocumenti possono offrire livelli di sicurezza diversi a seconda delle loro caratteristiche specifiche e la scelta del modello dovrà avvenire con una scrupolosa attenzione. Ogni azienda dovrà innanzitutto analizzare la frequenza con cui utilizzerà il distruggidocumenti, il livello di sicurezza che vuole ottenere e la tipologia di taglio che preferisce realizzare.
Come individuare il distruggidocumenti giusto?
I distruggidocumenti in commercio consentono di avere livelli di sicurezza diversi, che vanno dal DIN 1 al DIN 6. I modelli che offrono il livello DIN 1 sono indicati per le aziende che hanno necessità di rendere illeggibili i documenti con esigenze di sicurezza piuttosto limitate, mentre il livello DIN 6 è quello che assicura la massima privacy. Quest'ultimo viene in genere impiegato nelle imprese che gestiscono documenti con esigenze di segreto veramente elevate.
La tipologia di taglio che caratterizza il tritacarta
Anche la tipologia di taglio del tritacarta stesso può influire nel livello di sicurezza offerto da una macchina distruggidocumenti. Se un apparecchio con taglio a strisce viene generalmente impiegato per i documenti di utilizzo quotidiano, quello con taglio in frammenti è particolarmente indicato per la distruzione di pratiche che richiedono un livello di sicurezza maggiore. I fogli, ridotti in piccoli rettangoli, risulteranno infatti impossibili da decifrare. Con questi apparecchi anche il volume della carta distrutta risulterà notevolmente inferiore. Per la gestione di documenti altamente riservati infine, in commercio sono disponibili distruggidocumenti con taglio in microframmenti.
Meglio spendere qualcosa in più, evitando una sanzione
La scelta del distruggidocumenti più idoneo alle proprie esigenze permetterà ad ogni azienda di adeguarsi correttamente alle disposizioni europee, evitando così pesanti sanzioni.